So nutzt du KI für PDFs zum Bearbeiten, Konvertieren und Analysieren [Kompletter 2026er Guide]

Über 3 Billionen PDFs gibt es laut Schätzungen von Adobe weltweit, und die meisten Menschen kämpfen immer noch mit denselben Problemen: verstreute Dateien zusammenführen, aufgeblähte Anhänge verkleinern und sensible Dokumente absichern. Klassische PDF-Tools lösen diese Aufgaben einzeln, meist verteilt auf drei oder vier verschiedene Websites. KI ändert das komplett.

Das derzeit beste Tool für PDFs mit KI ist Fello AI. Es erledigt 12 PDF-Funktionen in einer einzigen Chat-Unterhaltung: zusammenführen, komprimieren, schützen, aufteilen, Wasserzeichen setzen, Text extrahieren, Dateien konvertieren und mehr. Zusätzlich bekommst du in einer App Zugriff auf GPT-5.4, Claude und Gemini, es läuft auf Mac, iPhone und iPad und erstellt auch Word-, Excel- und PowerPoint-Dateien. Statt fünf verschiedene Websites zu jonglieren, beschreibst du in einfachen Worten, was du brauchst, und bekommst die fertige Datei in Sekunden zurück.

Die wichtigsten Punkte

• Der PDF-Skill von Fello AI erledigt 12 Funktionen in einem Chat: zusammenführen, komprimieren, schützen, aufteilen, Wasserzeichen setzen, extrahieren, konvertieren, drehen und mehr
• Mit Aktionsketten kannst du in einer einzigen Nachricht zusammenführen, komprimieren, mit Wasserzeichen versehen und per Passwort schützen, das bietet kein anderes PDF-Tool
• AES-256-Verschlüsselung ist der aktuelle Standard für den PDF-Passwortschutz; Fello AI, Adobe Acrobat und LibreOffice unterstützen sie alle
• Intelligente KI-Komprimierung kann die PDF-Dateigröße um 40 bis 80 % reduzieren und dabei scharfen Text sowie lesbare Bilder erhalten
• Für $9.99/Monat kostet Fello AI weniger als Adobe Acrobat Pro ($19.99/Monat im Jahresabo) und bietet zusätzlich Zugriff auf mehrere KI-Modelle sowie die Erstellung von Office-Dateien

Was KI mit deinen PDFs kann

Bevor du dich für ein Tool entscheidest, hier ein Überblick, was KI heute für PDF-Workflows leistet:

• Mehrere Dateien zusammenführen zu einem einzigen Dokument mit automatischer Seitenreihenfolge und Inhaltsverzeichnis
• Intelligent komprimieren, mit unterschiedlichen Kompressionsstufen für textlastige und bildlastige Seiten
• Mit Passwort schützen, mit AES-256-Verschlüsselung und feingranularen Berechtigungen (Drucken, Kopieren oder Bearbeiten einschränken)
• Zusammenfassen von langen Berichten, Kernpunkte extrahieren und konkrete Fragen zum Inhalt beantworten
• Tabellen und Daten extrahieren aus PDFs in Excel-Tabellen, mit erhaltener Formatierung
• Übersetzen ganzer Dokumente unter Beibehaltung von Layout und Struktur
• Formulare ausfüllen automatisch anhand von Anweisungen in natürlicher Sprache
• Vergleichen von zwei Dokumentversionen und Auflisten jeder Änderung

Die Frage ist nicht, ob KI deine PDF-Aufgaben übernehmen kann, sondern welches Tool das mit dem geringsten Aufwand und den geringsten Kosten tut.

So arbeitet Fello AI mit PDFs

Fello AI ist eine Mac- und iOS-App, die mehrere KI-Modelle an einem Ort vereint. Mit Version 6.5.0 wurden Skills eingeführt, eine Funktion, die native Dateioperationen direkt aus dem Chat heraus erledigt. Der PDF-Skill deckt 12 Funktionen ab: Text und Tabellen extrahieren, Dateien in PDF konvertieren, zusammenführen, aufteilen, komprimieren, Wasserzeichen hinzufügen, mit Passwort schützen, entsperren, Seiten drehen und Dateiinformationen abrufen.

So nutzt du den PDF-Skill in Fello AI:

1. Öffne Fello AI auf deinem Mac, iPhone oder iPad
2. Tippe auf die Skills-Schaltfläche (Werkzeugsymbol) in der Chat-Eingabeleiste und aktiviere PDF
3. Ziehe deine PDF-Dateien per Drag-and-drop in den Chat oder tippe auf die Anhang-Schaltfläche, um sie auszuwählen
4. Schreibe in einfachen Worten, was du brauchst, zum Beispiel: „Führe diese drei Berichte zusammen, komprimiere sie auf unter 5 MB und schütze sie mit einem Passwort“
5. Fello AI verarbeitet die Anfrage und liefert eine herunterladbare Datei direkt in der Unterhaltung
6. Die Datei wird lokal auf deinem Gerät gespeichert. Nichts wird dauerhaft auf entfernten Servern abgelegt

Du kannst außerdem gleichzeitig die Skills Excel und Word aktivieren. So kannst du ein PDF hochladen, eine Tabelle in eine Excel-Datei extrahieren und ein zusammenfassendes Word-Dokument erstellen, alles in derselben Unterhaltung. Skills stehen allen Fello-AI-Abonnenten zur Verfügung und funktionieren auf Mac, iPhone und iPad mit automatischer Synchronisierung zwischen den Geräten.

Was du mit dem PDF-Skill von Fello AI machen kannst

Der PDF-Skill übernimmt praktisch jede Funktion, für die du sonst drei oder vier verschiedene Websites bräuchtest. Hier die häufigsten Anwendungsfälle im Detail.

Mehrere PDFs zu einem Dokument zusammenführen

Lade deine Dateien hoch und schreibe etwa „Führe diese drei Dateien zu einem PDF zusammen.“ Du kannst in derselben Nachricht weitere Anweisungen geben: „Zuerst die Zusammenfassung, dann die Anhänge, und füge Seitenzahlen hinzu.“ Die KI übernimmt die Sortierung und liefert eine einzige herunterladbare Datei. Anders als klassische Zusammenführungstools, die Seiten einfach aneinanderreihen, kann Fello AI Abschnitte logisch neu ordnen und sogar doppelte Seiten vor dem Zusammenführen markieren.

PDFs komprimieren, ohne Qualität zu verlieren

Fello AI nutzt inhaltsbewusste Komprimierung, die jede Seite einzeln analysiert. Textlastige Seiten erhalten eine verlustfreie Behandlung, die jedes Detail bewahrt. Bildlastige Seiten erhalten eine gezielte verlustbehaftete Komprimierung, die Gesichter und Text scharf hält, während Hintergründe stärker komprimiert werden. Dieser Ansatz erreicht typischerweise eine Reduktion um 40 bis 80 % bei minimalem sichtbarem Qualitätsverlust. Lade einfach deine Datei hoch und schreibe „Komprimiere dieses PDF auf unter 5 MB.“

Sensible Dokumente mit Passwort schützen

Lade dein PDF hoch und schreibe „Schütze dieses PDF mit dem Passwort ‚quarterly2026‘.“ Fello AI wendet AES-256-Verschlüsselung an, den aktuellen Goldstandard, der die Anforderungen von HIPAA, SOC 2 und der DSGVO erfüllt oder übertrifft. Du kannst außerdem feingranulare Berechtigungen setzen, um Drucken, Kopieren oder Bearbeiten separat einzuschränken.

Lange Dokumente zusammenfassen

Fello AI unterstützt Chats mit PDFs seit Version 5.0.0. Lade einen 100-seitigen Bericht hoch und frage „Wie hoch war der Umsatz im dritten Quartal?“ oder „Fasse den Abschnitt zu den Risikofaktoren zusammen.“ Du bekommst die Antworten in Sekunden, statt alles durchzulesen. Kombiniert mit dem PDF-Skill kannst du ein Dokument zusammenfassen und die Zusammenfassung direkt als Word-Datei oder neues PDF exportieren.

Tabellen in Excel-Tabellen extrahieren

Lade ein PDF mit Tabellen hoch und frage „Extrahiere die Tabelle auf den Seiten 26 bis 28 in eine Excel-Tabelle.“ Mit aktiviertem PDF-Skill und Excel-Skill liest Fello AI die Tabellenstruktur aus und erstellt eine korrekt formatierte .xlsx-Datei mit Überschriften, Datentypen und, wo sinnvoll, sogar funktionierenden Formeln. Das funktioniert sowohl mit textbasierten als auch mit gescannten PDFs.

Ganze Dokumente übersetzen

Lade dein PDF hoch und schreibe „Übersetze dieses Dokument ins Spanische.“ Die KI übersetzt den Inhalt und behält dabei Überschriften, Formatierung und Struktur bei. Gängige Sprachpaare (Englisch, Spanisch, Französisch, Deutsch, Chinesisch, Japanisch) liefern starke Ergebnisse, und die Modelle unterscheiden sich stärker als erwartet darin, ob die Struktur erhalten bleibt, wie wir in unserem Guide zur besten KI für Übersetzungen gemessen haben. Du kannst außerdem den Search-Skill von Fello AI nutzen, um während der Übersetzung fachspezifische Begriffe nachzuschlagen.

Formulare automatisch ausfüllen

Lade ein leeres PDF-Formular hoch und gib deine Daten an: „Fülle dieses W-9-Formular mit Firmenname Acme Corp, EIN 12-3456789, Adresse 123 Main St, New York, NY 10001 aus.“ Die KI erkennt die Formularfelder und füllt sie aus, das fertige PDF ist bereit zum Unterschreiben.

Zwei Dokumentversionen vergleichen

Lade beide PDFs hoch und frage „Vergleiche diese beiden Dokumente und liste jede Änderung auf.“ Die KI erkennt Unterschiede bei Text, Zahlen und Struktur und liefert eine klare Zusammenfassung. Du kannst auch gezielte Fragen stellen: „Haben sich die Zahlungsbedingungen zwischen diesen Versionen geändert?“ oder „Welche Klauseln wurden im überarbeiteten Vertrag hinzugefügt?“

Warum Fello AI besser ist als mehrere PDF-Websites

Der größte Unterschied zwischen Fello AI und klassischen PDF-Tools sind Aktionsketten. Jedes andere Tool verlangt, jede Funktion einzeln abzuschließen: auf einer Website zusammenführen, das Ergebnis herunterladen, es auf einer anderen Website zum Komprimieren hochladen, erneut herunterladen, auf einer dritten Website für den Passwortschutz hochladen. Jeder Schritt bedeutet einen separaten Upload, eine separate Vertrauensentscheidung darüber, wohin deine Daten gehen, und einen separaten Download.

Fello AI reduziert diese gesamte Kette auf eine einzige Nachricht:

„Führe diese drei Quartalsberichte zu einem PDF zusammen. Füge auf jeder Seite ein ‚VERTRAULICH‘-Wasserzeichen hinzu, komprimiere die Datei auf unter 5 MB und schütze sie mit dem Passwort ‚board2026‘.“

Eine Nachricht, eine Unterhaltung, eine herunterladbare Datei.

Drei weitere Vorteile solltest du kennen:

Mehrere KI-Modelle in einer App. Fello AI gibt dir Zugriff auf GPT-5.4, Claude und Gemini, ohne zwischen Apps zu wechseln oder mehrere Abos zu verwalten. Du kannst für unterschiedliche Aufgaben unterschiedliche Modelle nutzen, GPT für kreative Inhalte, Claude für detaillierte Analysen oder Gemini für rechercheintensive Arbeit.

Funktioniert mit der gesamten Office-Suite. Über PDFs hinaus erstellen die Skills von Fello AI auch Excel-Tabellen, PowerPoint-Präsentationen und Word-Dokumente. Musst du Daten aus einem PDF in eine Tabelle extrahieren und dann eine zusammenfassende Präsentation erstellen? Das alles geht in derselben Unterhaltung.

Günstiger als Adobe Acrobat. Für $9.99/Monat kostet Fello AI nur halb so viel wie Adobe für Acrobat Pro verlangt ($19.99/Monat im Jahresabo). Und Fello AI bietet zusätzlich zu den PDF-Funktionen Zugriff auf mehrere KI-Modelle und die Erstellung von Office-Dateien.

Die besten Prompts für PDF-Funktionen mit KI

Die Qualität deiner Ergebnisse hängt davon ab, wie du fragst. Diese Prompts funktionieren in Fello AI und lassen sich für andere KI-Tools anpassen.

Zusammenführen in bestimmter Reihenfolge

„Führe diese Dateien zusammen, zuerst die Zusammenfassung, dann der Finanzbericht, dann die Anhänge. Füge Seitenzahlen ab 1 hinzu.“

Komprimieren auf eine Zielgröße

„Komprimiere dieses PDF auf unter 5 MB. Priorisiere Textschärfe gegenüber Bildqualität.“

Schützen mit bestimmten Berechtigungen

„Schütze dieses PDF mit ‚review2026‘. Erlaube Ansehen und Drucken, aber blockiere Bearbeiten und Kopieren.“

Zusammenfassen mit Schwerpunkt

„Fasse diesen 80-seitigen Bericht in 5 Stichpunkten zusammen, mit Schwerpunkt auf finanzieller Entwicklung und Risikofaktoren.“

Bestimmte Daten extrahieren

„Extrahiere die Umsatztabelle von den Seiten 12 bis 14 in eine Excel-Tabelle. Behalte die Spaltenüberschriften und die ursprüngliche Formatierung bei.“

Mehrere Funktionen verketten

„Führe alle hochgeladenen Dateien zusammen, komprimiere das Ergebnis auf unter 10 MB, füge auf jeder Seite ein ‚ENTWURF‘-Wasserzeichen hinzu und schütze es mit dem Passwort ‚team2026‘.“

In Fello AI liefern diese Prompts eine herunterladbare Datei. Bei anderen Tools müsstest du jede Funktion einzeln auf verschiedenen Websites ausführen.

Wie Fello AI auch Word, Excel und PowerPoint abdeckt

Einer der größten Vorteile von Fello AI für deinen PDF-Workflow ist, dass es die gesamte Office-Suite abdeckt. Dieselbe Skills-Funktion übernimmt alle wichtigen Dateiformate.

Word-Dokumente. Bitte Fello AI, Angebote, Berichte, Meeting-Zusammenfassungen oder jedes andere strukturierte Dokument zu erstellen, und du erhältst eine formatierte .docx-Datei mit korrekten Überschriften, Tabellen und Formatierung. Du kannst auch eine vorhandene Word-Datei hochladen und bitten, sie zu überarbeiten, zu erweitern oder zu übersetzen. Mehr Details findest du in unserem Guide zur Nutzung von KI in Word.

Excel-Tabellen. Erstelle Budgetübersichten, Datenanalysen, Projektzeitpläne oder beliebige strukturierte Daten als formatierte .xlsx-Datei mit Formeln, Überschriften und Formatierung. Du kannst eine vorhandene Tabelle hochladen und bitten, die Daten zu analysieren, zu erweitern oder umzustrukturieren. Details dazu findest du in unserem Guide zur Nutzung von KI in Excel.

PowerPoint-Präsentationen. Beschreibe, was deine Präsentation abdecken soll, und Fello AI erstellt eine .pptx-Datei mit Folien, Layouts und Inhaltsstruktur. Es deckt alles ab, von Verkaufspräsentationen bis zu Schulungsunterlagen. Mehr dazu in unserem Guide zum Erstellen von Präsentationen mit KI.

Das bedeutet, du kannst deinen gesamten Dokumenten-Workflow aus einer einzigen App erledigen. Tabellen aus einem PDF in eine Excel-Datei extrahieren, eine Zusammenfassung in Word erstellen und eine Präsentation aufbauen, alles in einer Unterhaltung. Wenn der letzte Schritt dein Hauptziel ist, sieh dir an, wie du ein PDF in eine Präsentation verwandelst.

Wo du Fello AI bekommst

Fello AI ist verfügbar für Mac, iPhone und iPad. Du kannst es aus dem App Store herunterladen oder mehr auf der Fello-AI-FAQ-Seite erfahren. Die App kostet $9.99/Monat und beinhaltet Zugriff auf alle KI-Modelle und alle Skills (PDF, Word, Excel, PowerPoint, Search).

Für die Skills-Funktionen gibt es keine kostenlose Version, aber die App bietet eine kostenlose Testphase, in der du PDF-Funktionen ausprobieren kannst, bevor du dich entscheidest. Fello AI hat eine Bewertung von 4,7 Sternen bei über 25.000 Rezensionen.

Weitere KI-PDF-Tools

Fello AI ist nicht die einzige Option, und die richtige Wahl hängt von deiner Plattform und der Sensibilität deiner Dokumente ab. Wir haben acht davon verglichen, darunter Adobe Acrobat AI Assistant, ChatPDF, Smallpdf, UPDF und das kostenlose PDFgear, in unserem Guide zu den besten KI-PDF-Readern.

Sind Online-PDF-Tools sicher für sensible Dokumente?

Das ist die wichtigste Frage, die die meisten Guides auslassen. Jedes Mal, wenn du ein PDF zu einem Web-Tool hochlädst, vertraust du diesem Dienst deine Daten an. Was das für ChatGPT konkret bedeutet, einschließlich der Tatsache, dass hochgeladene Dateien den Chat überdauern, der sie mitgebracht hat, steht in unserem ChatGPT-Datenschutz-Guide.

Clientseitige Tools verarbeiten dein PDF vollständig in deinem Browser. Deine Datei verlässt nie dein Gerät. Beispiele sind einige Funktionen von PDFsam und browserbasierte Tools, die mit „kein Upload“ werben.

Serverseitige Tools laden deine Datei auf entfernte Server hoch. Die meisten populären Tools (Smallpdf, iLovePDF, Adobe Acrobat Online) funktionieren so. Sie verschlüsseln Dateien in der Regel während der Übertragung und löschen sie nach der Verarbeitung (meist nach 1 bis 2 Stunden), aber deine Datei berührt trotzdem deren Server.

Fello AI verarbeitet Dateien auf sicheren Servern, um KI-Funktionen zu nutzen. Erstellte Dateien werden lokal auf deinem Gerät gespeichert. Die App speichert deine Dokumente nicht dauerhaft auf ihren Servern. Tipps zum Umgang mit deinen Daten bei KI-Tools findest du in unserem Guide dazu, wie du verhinderst, dass KI mit deinen Daten trainiert.

Für hochvertrauliche Dateien, die dein Gerät nie verlassen sollten, nutze Offline-Tools wie macOS Preview, PDFsam oder LibreOffice.

Fazit

Du brauchst 2026 keine fünf verschiedenen Websites und kein teures Adobe-Acrobat-Abo mehr, um deine PDFs zu verwalten. KI-gestützte Tools lassen dich in einfachen Worten beschreiben, was du brauchst, und liefern die fertige Datei in Sekunden zurück.

Fello AI für $9.99/Monat ist die stärkste Option für die meisten Menschen. Es erledigt alle 12 PDF-Funktionen in einem Chat, lässt dich mehrere Funktionen in einer Nachricht verketten, gibt dir Zugriff auf GPT-5.4, Claude und Gemini und erstellt auch Word-, Excel- und PowerPoint-Dateien. Wenn du Offline-Verarbeitung für vertrauliche Dateien brauchst, sind LibreOffice und PDFgear kostenlose Alternativen. Für die vollständige Adobe-Editiersuite ist Acrobat Pro am umfangreichsten, kostet aber doppelt so viel.

Lade Fello AI aus dem App Store herunter und nutze den PDF-Skill sofort.

FAQ